Hold optimale møder

Tankerne, ideerne og visionerne er ofte enormt gode, mens selve mødet står på. Det hele er slået stort op og flotte rammer i et konferencecenter er booket. Men alt for ofte er de noget sværere at implementere, når man vender tilbage til hverdagen. Kender du det? Så prøv at svare på tre nedenstående spørgsmål næste gang, du vender hjem fra fx strategimødet, kurset eller konferencen.

I forlader konferencestedet med ny viden i bagagen, en klar plan under armen og en god frokost i maven. Det har været en god dag – eller måske dage. I har diskuteret, analyseret, ideudviklet og konsekvensberegnet. Alt står lysende klart for jer. Nu er det bare hjem til kontoret og i gang … det er dog desværre sjældent så lige til.

Men fortvivl ikke. Vi har nemlig taget en snak med Betina Bay Frandsen fra KAR+CO, som til daglig rådgiver og træner specielt ledere i gøre strategi til handlinger. Og ifølge hende kan du lykkes langt bedre med implementeringen hjemme i virkeligheden, hvis du forbereder dig på at kommunikere svaret på tre grundlæggende spørgsmål:

1) Hvad skal ændres – og hvor meget?

”Først og fremmest handler det om at få defineret, hvad det overhovedet er, der skal ændres”, fortæller Betina Bay Frandsen.

Ifølge hende skal du prøve at definere ændringen så præcist som muligt – og herefter opsætte nogle konkrete målsætninger.

”På den måde har du dels noget håndgribelig at forholde dig til og samtidig en fast målestok at vurdere ud fra, hvorvidt implementeringen er lykkes eller ej,” siger hun.

Det er med andre ord ikke nok at tage hjem fra konferencestedet og fx tænke: Vi skal hæve vores serviceniveau, så vores kundetilfredshed stiger. I dette tilfælde er du nødt til at præcisere; Hvad menes der med højere serviceniveau? Og hvor meget skal kundetilfredsheden stige med?

2) Hvorfor skal det ændres?

Når målet er defineret – og alle implicerede parter er bevidste om målsætningen med ændringerne, er der et andet vigtig spørgsmål, du som ansvarlig bør besvare. Nemlig: hvorfor skal det ændres.

”I mit job oplever jeg ofte ledere, som har lagt en flot ny strategi for virksomheden, men glemmer at forklare baggrunden for de beslutninger, der er taget,” fortæller Betina Bay Frandsen.

Uanset om du er leder eller ej, er det vigtig for både dig og de implicerede i ændringen at tydeliggøre konsekvensen af at gennemføre ændringen, men bestemt også, hvad der sker, hvis den ikke gennemføres.

Hvis vi holder fast i eksemplet fra før, er det fx vigtigt at anskueliggøre, hvorfor serviceniveauet skal hæves. Er den generelle kundetilfredshed faldet? Vælger kunderne jer fra? Eller vil I være kendt for jeres uovertrufne service.

3) Hvordan skal ændringen ske?

Næste og sidste skridt i processen mod at få udbytte af den nye viden, strategi eller de nye kompetencer er at gøre ord til handlinger.

”I stedet for blot at sige, at noget skal ændres, så handler tredje og sidste spørgsmål om at formulere nogle konkrete handlinger, som sikrer, at planen eller den nye viden fra mødet kan realiseres,” fastslår Betina Bay Frandsen.

I forbindelse med tredje spørgsmål skal det derfor defineres, hvad de enkelte involverede parter skal gøre, for at målsætningen lykkes. Skal alle kunder fx modtages med et håndtryk? Skal alle kunder have en fødselsdagsgave? Eller skrives al kundekommunikation under med en personlig hilsen fra en medarbejder?

”I forbindelse med tredje spørgsmål er det vigtigt at definere de konkrete handlinger for alle de implicerede i processen – fra lederen stil studentermedhjælperen,” siger Betina Bay Frandsen.

Prøv at besvare disse tre enkle spørgsmål næste gang, du vender hjem fra et møde eller konference med en plan under armen. Så vil du med stor sandsynlig få mere ud af den eller de dage, du brugte på at udvikle planen.